Ön Kayıt Aşamasında Talep Edilen Veri/Bilgi İşleme İzni

Haziran 2023

İstanbul Özel Saint Joseph Fransız Lisesi (“Okul”) tarafından 2023-2024 Eğitim-Öğretim yılı için oluşturulacak ön kayıt listelerine oğlum’un/kızım’ın kaydını yaptırabilmemiz için;

• Oğlumun/kızımın adını ve soyadını, (Okul’a ön kayıt aşamasında Soyadının sadece ilk harfini gösterecek şekilde maskeleyebilme seçeneğini seçme hakkına sahip  olduğumuzu, Oğlumuzun/kızımızın soyadını maskeleme seçeneğini seçmeden ön kayıt formuna girmemiz  halinde oğlumuzun/kızımızın adının ve soyadının herhangi bir şekilde maskelenmeden Okul’un web sitesinden yayınlanacağını, Okul tarafından bu haliyle işleneceğini kabul ettiğimizi beyan ederiz.)
• Oğlumun/kızımın nüfus cüzdan fotokopisini/bilgilerini,
• Oğlumun/kızımın vesikalık fotoğrafını,
• Velilerinin/Vasilerinin ve/veya anne ve babasının nüfus cüzdan fotokopisini (bilgilerini)
• Annesinin/babasının hayatta olup olmadığını, anne ve/veya babanın ve/veya velinin-vasinin mesleklerini, anne ve/veya babanın ve/veya velinin- vasinin işyeri adreslerini,
• Ön kayda esas olmak üzere LGS puan bilgilerinin,
• Varsa velayet kararının veya vesayet kararının bir örneğini,
• Ön kayda esas olmak üzere Okul Yerleştirme Puanının Okul tarafından hesaplanabilmesi için ve LGS sonucunun teyit edilebilmesi için E-okul bilgilerini,
• İletişim bilgilerini (Telefon, faks numarası ve cep telefonu numarası ve e-posta ve adres bilgilerini,
• İlköğretim okulu ismi, okul numarası, şubesi, tablet numarası ve tablet seri numarası, model numarası, anne ve babasının medeni hal bilgilerini,
• Okul’u ziyaret bilgilerinin ve ziyaret yapıldı ise ziyaretçi sayısını,
• 2023-2024 Eğitim-Öğretim yılında Okul’a kayıt olabilmesi ve Lise eğitimine devam edebilmesi için
  
  Okul tarafından talep edilebilecek sair bilgi ve belgeleri,

Kendi açık rızamız ile paylaştığımızı ve Okul’un web sitesinde ön kayıt yaptırabilmek için oluşturulan ara yüze yazdığımızı/girdiğimizi, bu bilgilerin Okul tarafından puan kontrolü için kullanılabileceğini ve öğrencinin puanının Milli Eğitim Bakanlığı’nın web sitesi veya diğer araçlardan Okul tarafından teyit edilebileceğini/kontrol edilebileceğini bildiğimizi,

Anılan bilgilerin ve/veya belgelerin Okul tarafından ön kayıt listelerinin oluşturulabilmesi ve/veya ön kayıt listelerinin Okul’un kesin kayıtları kapanana kadar güncellenebilmesi amacıyla Okul tarafından kullanılabileceğini, yayınlanabileceğini, dijital mecralar, web sitesi aracılığı ile umuma iletilebileceğini,  işlenebileceğini, depolanabileceğini, anonim hale getirilebileceğini ve bu bilgilerin Okul tarafından başkaca kişi ve/veya kurum/kuruluş/şirketlerle paylaşılmayacağını bildiğimizi ve açık rızamız ile kabul ettiğimizi,

Ön kayıtlar ile ilgili olarak anonimleştirilerek istatistik oluşturmak üzere kullanılabileceğini, saklanabileceğini/depolanabileceğini ve kesin kayıtların bitimini takip eden ayın sonunda imha edileceğini bildiğimizi ve bu hususu açık rızamız ile kabul ettiğimizi,

Yürürlükte bulunan mevzuat kapsamında saklanması zorunlu olanlar ile Okul’un hukuki yükümlülüklerinin ifası için gerekli olan kişisel veriler hariç olmak üzere; Aday Öğrencinin Velisi/ Vasisi olarak herhangi bir zamanda Okul’a başvurarak; Kişisel verilerimizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 7’nci maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Kanun’un 11’inci maddesinin (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,
  
  haklarına sahip olduğumuzu bildiğimizi ve kabul ettiğimizi, 

Kanun’da tanımlanan haklarımız doğrultusunda kişisel verilerimiz ile ilgili sorularımızı ve taleplerimizi [email protected] adresine iletebileceğimizi, Taleplerimizin Okul tarafından en kısa süre içerisinde ve her hâlükârda en geç 30 (otuz) gün içerisinde cevaplanacağını bildiğimizi, ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücretin tarafımızdan talep edilebileceğini bildiğimizi, 

Okul tarafından kişisel verilerimizin, kesin kayıt yaptırmamamız halinde kesin kayıtların bitimini takip eden ayın sonunda imha edileceğini bildiğimiz hususunda ve yukarıda yer verilen hususlarda açık rızamız bulunduğunu kabul, beyan ve taahhüt ederiz.

Aydınlatma Yükümlülüğü

07 Nisan 2016 tarihli Resmî Gazete’de yayınlanan Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca Veri Sorumlusu sıfatıyla İstanbul Özel Saint Joseph Fransız Lisesi olarak aydınlatma yükümlülüğümüz kapsamında siz değerli ziyaretçilerimizi, öğrencilerimizi, öğretmenlerimizi, velilerimizi, çalışanlarımızı bilgilendirmek isteriz. 

İstanbul Özel Saint-Joseph Fransız Lisesi (“Okul”) olarak, gerek ön kayıt, gerek kesin kayıt, gerek öğrenim hayatınız süresince, gerek okuldaki çalışma süreniz boyunca, gerekse de Okul ile ilişiğinizin herhangi bir nedenle kesilmesi ve benzeri hallerde kişisel verilerinizin işlenmesi amacı ile açık rızanızı almak ve imzalamanız için tarafınıza ileteceğimiz tüm belgelerin; aydınlatma yükümlülüğümüz kapsamında hazırladığımız işbu Bilgilendirme Metni ve her hâlükârda yürürlükte olan mevzuat çerçevesinde olacağını bilgilerinize sunarız. 

I) Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Hakkında Bilgilendirme:

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ile güdülen amaç özel hayatın gizliliği başta olmak üzere; kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve Kişisel Verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile bu sayılanların uyacakları usul ve esasları düzenlemektir.

İstanbul Özel Saint-Joseph Fransız Lisesi olarak Kanun kapsamında gerek öğrencilerimizden, gerek velilerimizden, gerek öğretmenlerimizden, gerek ziyaretçilerimizden, gerek tedarikçilerimizden, gerek personelimizden gerekse de web sitemiz, kullandığımız bilgisayar programları ve uygulamaları, mobil uygulamalar aracılığı ile toplayacağımız Kişisel Verilerinizi yine Kanun’un amacına uygun olarak kullanacağımızı, kayıt edeceğimizi,  saklayacağımızı, koruyacağımızı, işleyeceğimizi, güncelleyeceğimizi,  yürürlükte bulunan mevzuata uygun olarak 3. Kişiler ile paylaşacağımızı, bazı istatistiksel bilgileri anonimleştirerek yurt dışına aktaracağımızı ve Kanun’un getirdiği usul ve esaslara uygun davranacağımızı bilgilerinize sunarız. 

II) Kişisel Verinin Tanımı ve İstanbul Özel Saint-Joseph Fransız Lisesi Tarafından Toplanan ve/veya İşlenen Kişisel Veriler:

Kanun’da Kişisel Veri; “Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi” olarak tanımlanmıştır.

İstanbul Özel Saint-Joseph Fransız Lisesi tarafından sunulan eğitim ve öğretim hizmetleri ve yürütülen eğitim- öğretim faaliyetleri kapsamında toplanan ve/veya işlenen Kişisel Veriler; öğrencilerimizin, öğretmenlerimizin, personelimizin, öğrenci velilerinin/vasilerinin, alt yüklenicilerimizin, tedarikçilerimizin ve bunların işçilerinin isim, soyisim, vesikalık fotoğrafı, T.C kimlik numarası, T.C kimlik kartındaki bilgiler / nüfus cüzdanındaki bilgiler, adresleri, telefon numaraları vb bilgiler ile; 

Öğrencilerimizin ilköğretim bilgileri, ilköğretim diploması bilgileri, okula giriş puanları, E-okul bilgileri, T.C Devleti tarafından Okul’a kesin kayıt yaptırmak için uygulanan ve öğrencilerimizin girdikleri sınavların ( LGS vb) sonuç puanları, okul ücretlerinin ödenmesi ile ilgili banka ve banka hesap bilgileri, banka ödeme bilgileri, banka ödeme dekontları, okuldaki eğitim hayatı boyunca öğrencinin aldığı notlar, yaptıkları proje ve ödevler, sunumlar, katıldıkları kulüp çalışmaları ve sosyal, sanatsal & sportif faaliyetler, öğrencilerimizin yüksek öğretim hayatlarına devam edebilmeleri için girdikleri YGS, ÖSS, ÖYS sınavları ve bu sınavlardan aldıkları başarı puanları ile sıralamaları, yabancı dil yeterliliklerini ölçmek için gerek Fransız Devleti, gerek ABD gerekse de diğer yabancı devletler tarafından uygulanan (DELF, DALF, TOEFL, IELTS vb) sınav sonuçları, öğrencilerimizin geçiş yaptığı diğer orta öğretim kurumlarının isimleri, geçiş puanları vb bilgiler ile Okul’un yürürlükte olan mevzuat kapsamında almak zorunda olduğu öğrencinin sağlık durumu ile ilgili sağlık verileri, velilerin/vasilerin meslek bilgileri ile sosyo-ekonomik durumları ile ilgili bilgiler, iletişim bilgileri, (adres, cep telefonu, telefon, faks ve e-posta adresi) vb bilgilerdir.

III) Kişisel Veriler SJ tarafından hangi yöntem ile toplanmaktadır ve hukuki sebebi:

İstanbul Özel Saint-Joseph Fransız Lisesi Kişisel Verilerinizi, okula ön kayıt ve/veya kesin kayıt anında, okulun www.sj.k12.tr isimli resmî web sitesi, okulun web sitesi üzerinde gerek öğrenciler, gerek öğretmenlerin kendilerine özel şifre ile giriş yaptığı alanlar, öğrencilerin ve öğretmenlerin Okul’a gönderdikleri e-postalar, mektuplar, yazışmalar, OKULSIS (Öğrencilerin akademik bilgilerinin tutulduğu program), Kayıt Programı (Yeni öğrencilerin okula kayıt sürecinin yönetildiği sistem), E-OKUL (Türkiye’de okullarda kullanılması zorunlu olan akademik yazılım), SJLİLER veritabanı (Bir dönem SJ’de okumuş kişilerin bilgilerinin tutulduğu sistem), Turkcell Kurumsal Online İşlemler (Sahip olduğumuz ses ve data hatlarının yönetildiği platform) isimli bilgisayar programları ve uygulamaları ile toplamaktadır. 

İstanbul Özel Saint-Joseph Fransız Lisesi’nin Kişisel Verilerinizi toplamasının hukuki sebebi Türkiye Cumhuriyeti Kanunları, Milli Eğitim Bakanlığı mevzuatı ve müfredat kapsamında yabancı dille eğitim yapan yabancı okul olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirmek, eğitim ve öğretim faaliyetlerinin, bu faaliyetler kapsamında gerek öğrenciler, gerek öğretmenler, gerek çalışanları, gerekse de tedarikçi ve alt yüklenicileri ile kurduğu ve/veya kuracağı ilişkilerin devamının sağlanmasıdır.

IV) İstanbul Özel Saint-Joseph Fransız Lisesi’nin 3. Kişilerden topladığı Kişisel Veriler nelerdir? 

İstanbul Özel Saint-Joseph Fransız Lisesi olarak bilgisayar programlarımızı/uygulamalarımızı yazan yazılım firmalarından, okula yemek ve temizlik hizmeti veren alt tedarikçilerimizden yukarıda II numaralı başlıkta saydığımız kişisel verilerinizin tamamını veya bir kısmını toplayabiliriz.

V) İstanbul Özel Saint-Joseph Fransız Lisesi Kişisel Verileri hangi amaçla işlemektedir? 

İstanbul Özel Saint-Joseph Fransız Lisesi, Yabancı Dille Eğitim yapan Yabancı Lise olarak kişisel verilerinizi Türkiye Cumhuriyeti Milli Eğitim Bakanlığı mevzuatının gerekliliklerini yerine getirme ve Okul kurallarına uygun olarak faaliyet gösterme amacı başta olmak üzere öğrencilerimize müfredat dahilinde eğitim ve öğretim hizmeti vermek, öğretmenlerimizin hazırlayacağı ders programlarının, ders içeriklerinin oluşturulması, eğitim materyallerinin (uygulama, e-kitap, e-ödev vb uygulama ve materyaller)  oluşturulması, öğrenci işlemlerinin yerine getirilmesi, rehberlik süreçlerinin ve hizmetlerinin yerine getirilmesi, insan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi, okulumuzun bilgisayar sistemlerinin, programlarının ve/veya veri tabanının öğrencilerimizin, öğretmenlerimizin ve Okul’un, eğitim ve öğretim hayatının devamının ve sürekliliğinin sağlanmasını temin için doğru, güvenli, işler bir şekilde işletilmesi amacıyla, öğrencilerimizin, öğretmenlerimizin, velilerin/vasilerin Okul’un, Okul personelinin kullandığı bilgisayar programlarının, uygulamalarının, mobil uygulamaların, web sitesinin güncellenmesi, çalıştırılması ve bu sayılan kişilerin kullanımını temin etmek amacıyla işlemektedir. 

VI) İstanbul Özel Saint-Joseph Fransız Lisesi Kişisel Verileri nerelere aktaracaktır, kimlerle paylaşacaktır? Kimlere hangi amaçlarla aktaracaktır? 

Okul, Kişisel Verilerinizi öğretmenler, eğitim kadrosu, hizmet ve mal tedarik ettiği alt yüklenicileri/tedarikçileri, Okul’un yazılım ve/veya uygulamalarını sağlayan yazılım şirketleri, Saint Josephliler Derneği, Saint-Joseph Lisesi Eğitim Vakfı ile paylaşabilecek, bazı istatistiksel bilgileri anonimleştirerek yurt dışına aktarabilecektir.

VII) Kişisel Verilerin İstanbul Özel Saint-Joseph Fransız Lisesi tarafından Saklanması ve Güvenliğinin Temin Edilmesi ile Saklanma Süresi:

Okul Kişisel Verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, Kişisel Verilerinizi hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, Kişisel Verilerinizin muhafazasını sağlamak, amacıyla gerekli güvenlik önlemlerini ve teknik, idari önlemleri alacaktır. 

T.C Kanunları ve Milli Eğitim Bakanlığı mevzuatı kapsamında işbu bilgilendirme metninde yer alan ve süresiz olarak saklanması gereken kişisel verileriniz süresiz olarak Okul tarafından saklanacaktır. Süresiz olarak saklanması gerekenler dışında kalan kişisel verileriniz öğrencinin Okul’dan mezun olmasını takiben 1 (bir) yıl içinde imha edilecektir. 

VIII) Kişisel Veri Sahibinin Kanun’un 11’inci maddesi kapsamındaki hakları nelerdir?

Kişisel Veri Sahibi herhangi bir zamanda veri sorumlusu Okul’a başvurarak; 

• Kişisel Veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel Verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel Verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 7’nci maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Kanun’un 11’inci maddesinin (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,
  
  Haklarına sahiptir.

Kanun’da tanımlanan haklarınız doğrultusunda kişisel verileriniz ile ilgili sorularınızı ve taleplerinizi [email protected]  adresine iletebilirsiniz. Talepleriniz Okulumuz tarafından en kısa süre içerisinde ve her hâlükârda en geç 30 (otuz) gün içerisinde cevaplanacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

IX) Çerez politikası ve çerezler ile topladığımız kişisel veriler ve uygulamalar nelerdir?

İstanbul Özel Saint-Joseph Fransız Lisesi web sitesi olan www.sj.k12.tr aracılığı ile sadece tarayıcınızın diline ilişkin bilgileri toplamaktadır. Bunun dışında kullandığımız çerezler ile halihazırda herhangi bir kişisel verinizi toplamıyoruz. Ancak kullanacağımız çerezlerin ileride değişiklik göstermesi halinde çerez politikamızın ve dolayısıyla aydınlatma yükümlülüğümüzün içeriğinin değişiklik gösterebileceğini bilgilerinize sunarız.

***İstanbul Özel Saint-Joseph Fransız Lisesi zaman zaman işbu Kişisel Verilerin Korunması ile ilgili aydınlatma yükümlülüğü notunu ve içeriğini güncelleyebilir ve mevzuatta meydana gelecek değişiklikleri dikkate alarak ilave bilgilendirmeler yapabilir. Bu kapsamda zaman zaman web sitemizi ziyaret ederek Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile ilgili olarak hazırladığımız bilgilendirmeyi dikkatle okumanızı tavsiye ederiz.